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#화상회의

자신의 정체성을 드러내는 온라인 매너와 평판 전략

 

재택근무 확산으로 시작한 ‘비대면 소통’이 이제는 일상으로 자리 잡아 온라인으로 자신의 생각을 전하고 상대의 의견을 들으며 상호 소통하는 그야말로 언택트시대임을 실감하는 요즘이다. 그렇기에 화면에 비친 이미지가 실제 자신보다 더 강할 수 있음을 기억하고 여러 사람이 함께 하는 온라인에서의 매너와 에티켓을 찰지게 익혀야 한다. 하지만 최근에 여러기업 임직원들과 화상강의 및 온라인 회의를 통해 내가 느낀 것은 아직도 적지 않은 사람들이 언택트상에서 지켜야 하는 기본매너와 에티켓조차 숙지하지 못하고 있다는 안타까움이다.

그 이유는 많은 사람들이 온라인상에서 회의를 실제 대면 회의와 동일시하지 않는 경향이 있기때문이다. 사실은 기록될 수 있는 화상회의야말로 상대의 매너와 이미지 그리고 평판을 더 오래 더 직접적으로 느끼게 되는 수단이고 매체임을 기억하자. 물론 화상회의의 툴을 취급하고 관리할 수 있는 능력은 자신의 전문성을 드러낸다. 하지만 자신의 기술적 전문지식뿐만이 아니라 상대를 배려하면서도 자신의 정체성을 드러내는 매너와 이미지 평판전략은 필수다. 화상 속 매너와 이미지에 따라서 성과를 얻을 수도 있고 오히려 손해를 볼 수도 있으니 자신의 평판관리를 하고 싶다면 반드시 점검이 필요하다.

 

 

언택트 시대에 돋보이는 프로들의 화상회의 매너전략 시크릿 5

주변을 보면 언택트 회의를 통해 자신의 진가를 알리고 평판을 높이는 화상회의 프로들이 있다. 그들이 철저하게 지키는 시크릿, 화상회의 매너 5원칙을 소개하니 머리로 기억하고 가슴으로 이해하며 온몸의 신경세포에 두루두루 저장해보자.

Secret 1] 화면에 비친 자신의 배경과 공간을 모니터링 한다.

Check list

-상대가 자신의 배경과 공간을 보면 나를 어떤 사람이라고 느낄 것인가?

-자신의 사적인 영역이 노출되지는 않았는가?

-자신분야의 전문가처럼 보이는가?

화상회의 화면에 비치는 배경을 신중하게 신경 쓸 필요가 있다. 하버드비즈니스리뷰(HBR)가 화상회의 참가자 465명을 대상으로 최근 설문조사를 했더니 60%는 상대방의 배경에 신경 쓴다는 결과가 나왔다. 상대의 주의를 분산시킬 수 있는 외부 창문을 포함하여 어수선하고 번잡한 배경이 없는지 확인하는 것이 자신의 평판을 높이는 작은 습관임을 기억하자.

Point] 글로벌 리더들의 화상회의 배경 선택

보통 글로벌 리더들이 선호하는 배경은 자기회사 로고가 있는 깨끗한 흰 벽과 명서들이 꽂혀있는 책장이다. 최근 화상회의 프로그램은 가상 배경을 제공한다. 하지만 가상 배경을 쓰면 신뢰감이 잘 들지 않는다는 지적이 많다. 신뢰감을 주기위해서 자신의 정체성을 보여줄 수 있는 상품이나 작품 또는 문구 등을 선택해서 배경으로 하는 것도 전략이다.  이렇게 간단한 배치만으로도 전문적인 화면 구성을 연출할 수 있다. 만일 적당한 장소가 없다면 차라리 아무것도 없는 코너를 이용하는 것도 방법이다.

 

 

Secret 2] 시간 장소 상황에 어울리는 용모복장을 연출한다.

Check list

-자신의 신분과 업무 그리고 화상회의 주제에 어울리는 헤어와 복장인가?

-화면에 보이는 상의는 물론이고 하의가 노출되었을 경우 괜찮은가?

-배경색과 너무 비슷한 복장을 선택하지 않았는가?

하버드비즈니스리뷰(HBR) 분석 결과, 상대가 정장이나 비즈니스 캐주얼 복장을 갖춰 입었을 때 더 전문성이 높아 보인다고 답한 비율이 93%였다. 실제 많은 사람들이 화면에 비치는 상의는 갖춰 입고, 하의는 자유롭게 선택하는 것으로 나타났다. 하지만 의상에 따라 마음가짐이 달라지기 때문에 격식을 갖추어야 하는 화상회의라면 그에 어울리는 하의까지 신경 쓰자.

Point] TPO에 맞는 용모복장 연출

화면에 보이는 자신의 복장은 일반적으로 배경색과 대비되는 색으로 하는 것이 좋다. 색이 비슷하더라도 톤을 다르게 한다면 배경을 구분할 수 있으므로 큰 문제가 되지는 않는다. 더 중요한 것은 화면에 보이지 않는 하의 복장일 수 있다. 돌발 상황이 발생한 한 매체에서 정장 상의를 입었던 진행자가 일어나자 시청자들이 당황하며 진행자로서의 자질문제까지 거론이 되며 이슈가 되었다. 상의정장과는 어울리지 않는 너무 편한 바지를 입었기 때문이다. 복장은 우리의 마음가짐이다. 너무 편한 복장은 우리의 몰입을 방해할 수 있고 상대방은 기가막히게 눈치챌수 있음을 잊지 말자.

 

 

Secret 3] 화면 속 얼굴이 그늘지지 않고 정위치 인지 확인한다.

Check list

-웹캠과의 거리는 상대방 입장에서 너무 멀거나 가깝지 않은가?

-조명의 위치 때문에 자신의 얼굴이 그늘지지 않았는가?

-카메라의 위치가 너무 아래라 턱이 겹쳐 보이지 않는가?

조명과 카메라 포지셔닝이 제대로 되었는지 점검이 필요하다. 카메라 위치는 눈높이거나 아니면 살짝 위쪽으로 하는 것이 좋다. 카메라 위치가 너무 아래면 상대를 내려다보는 느낌이 들기 때문이다. 그리고 화면이 천장이나 벽을 향하고 있지 않은지, 카메라를 깨끗하게 닦았는지 확인하자. 휴대 전화를 사용하는 경우 옆으로 전환이 가능하도록 화면 방향 잠금을 해제하는 것도 메모해두자.

Point]

 화면에 보이는 자신의 표정 얼굴의 크기, 턱이 너무 겹쳐 보이지 않는지까지 신경쓰자. 상대방의 소리가 들리지 않을 때 일반적으로 귀나 얼굴을 컴퓨터나 웹캠 쪽으로 가져다 댄다. 그러면 상대방 입장에서는 보고 싶지 않은 상대방의 귀나 너무 큰 얼굴을 보게 된다. 또한 얼굴에 그늘이 지지 않도록 조명이 자신의 바로 위나 뒤가 아니라 앞에 정위치하도록 모니터하자.

 

 

Secret 4] 카메라를 켜고 적극적으로 참여한다.

Check list

-화면노출이 부담스럽다는 이유만으로 카메라를 습관적으로 꺼놓지 않는가?

-주변 환경의 소음을 최소화하고 마이크를 음소거 해놓는가?

-화상회의도 면대면 회의처럼 적극적으로 참여하는가?

참석자가 카메라를 끄면 참여한 화상회의에 가치를 두지 않는 것처럼 보인다. 물론 사정이 있을 경우에는 프로필사진을 대신 올려놓을 수 있으나 적극적인 소통을 기대하기 어럽다는 이미지를 준다. 또한 반려견이나 반려묘를 키우는 수가 증가하는 요즘인 만큼 불필요한 소음이 들어가지 않도록 신경쓰는 것은 기본적인 매너다.

Point]

비대면 회의는 면대면 보다 소통이 쉽지 않다. 참석자들도 익숙하지 않아서 프로필 사진 속으로 숨어 소극적으로 변하기 때문이다. 그래서 회의진행자의 능력이 더 요구되기도 한다. 회의 설정 시 진행자 외의 참가자는 모두 음소거를 해두고 기본적인 회의 지침을 참여자들에게 안내하는 것이 효과적이다. 하지만 참여자들의 기본적인 화상회의 매너가 지켜진다면 채팅창 등 다양한 방법을 통해서 면대면 보다 오히려 더 역동적으로 상호소통이 가능하다.

 

Secret 5] 배려있는 소통과 경청 모습이 평판을 높인다.

Check list

-공과 사를 구분해서 적절한 소통과 경청을 하는가?

-상대의 사생활을 침해하는 경우는 없는가?

-오해 살만한 표현을 하지 않는가?

일본에서는 ‘테레하라’ 혹은 ‘리모하라’란 신조어도 생겨났다. 테레하라는 텔레워크(telework·IT 장비를 활용한 원격근무나 재택근무)와 하라스먼트(harassment·괴롭힘), 리모하라는 리모트(remote·원격)와 하라스먼트의 합성어이다. 이런 신조어가 생길 만큼 재택근무 중 괴롭힘이 잇따르고 있다. 집에 있으면 상사도 느슨해져 직원들 사생활을 침해할 가능성이 커진다는 분석이다. 예를 들어서 “오늘 화장은 왜 안했어?” 또는 “집이 좁네?” 등 선을 넘는 말들이 문제가 되기도 했다.

Point]

재택근무인 경우 장소가 친숙하다보니 말도 너무 편하게 하는 경우가 생기기 쉽다. 재택근무에 따른 화상 회의에서 불필요한 사생활 관련 발언도 도마 위에 올랐다. 공적인 회의가 아니라 사적인 사담처럼 핵심없이 마무리 되지 않도록 몰입하고 경청하자. 또한 온라인에선 마주 보고 할 수 없는 말도 쉽게 내뱉어 재택근무 중 부적절한 유머와 발언이 작업 환경을 악화시킨다는 전문가들의 분석이다. 그렇기 때문에 적절한 긴장감과 함께 기본적인 화상회의 매너를 지키도록 하자. 그러다보면 업무 만족도도 높아질 것이라 기대한다.

 

 

브랜드 평판을 좌우하는 우리의 온라인 매너

화상회의라는 새로운 업무 형태에 탄생한 화상 비즈니스매너에 스트레스를 받는 직장인들도 적지 않다. 스트레스의 주된 요인은 화상회의라는 새로운 업무 형태에 과거의 비즈니스 매너를 주입하려는 데서 나온다는 분석이다. 화상회의가 끝나면 윗사람 순으로 퇴장하는 것은 이해가 간다. 하지만 상사가 나중에 입장하면 상사의 얼굴이 화면의 상단이나 앞 순서에 나오도록 하는 것이 매너라고 강요하다는 식이다. 그래서 먼저 입장했던 부하직원이 한번 퇴장했다가 재입장하는 불문율까지 생겨나고 있다는 것이다. 미래지향적인 화상회의에서 형식보다는 상대를 배려하는 본질을 바탕으로 한 효율적인 비즈니스매너가 정립되면 좋겠다.

화상회의 중에 어떤 태도를 취하느냐에 따라 상대에 대한 이미지도 달라진다. 익숙하지 않은 온라인에서 오히려 상대의 진짜 모습을 발견하게 되기도 한다. 평상시에 점잖던 직원이 화상회의 소리가 들리지 않자 혼잣말로 짜증을 내는 소리가 고스란히 전파되면서 평판에 안 좋은 영향을 끼치는 경우도 있다. 만일 중요한 비즈니스 계약 관련한 화상회의였다면 그 손실의 크기는 상상을 초월할 것이다. 반대로 내성적이고 소극적이었던 직원이 온라인상에서 논리정연한 소통과 매너로 고객사로부터 ‘역시 품격이 다르군요!’라는 칭찬을 받을 수도 있다. 위기에 강한 지혜로운 사람들은 온라인 매너를 결코 가볍게 여기지 않는다. 변화의 바람을 타고 앞서 소개한 ‘언택트 시대에 돋보이는 프로들의 화상회의 매너전략 시크릿 5‘를 품격 있게 활용하는 전략가가 되어보자.

 

에디터 박영실박사 (PSPA & 퍼스널이미지브랜딩LAB 대표 / 숙명여대 자문의원)